Bijna elke ondernemer maakt gebruik van algemene voorwaarden, ook wel gekend als de kleine lettertjes. Wanneer die goed opgesteld zijn, kunnen ze bij discussies van doorslaggevend belang zijn voor uw bedrijf.
Daarvoor is het evenwel noodzakelijk dat uw algemene voorwaarden afdwingbaar zijn. Het is namelijk niet omdat u algemene voorwaarden heeft, dat u er steeds op kan terugvallen.
Het eerste verweer van de medecontractant bij problemen is zeer vaak dat men geen kennis had van uw algemene voorwaarden en dat ze bijgevolg niet van toepassing zijn.
Het is voldoende, maar noodzakelijk, dat de medecontractant redelijkerwijze de mogelijkheid heeft gehad om kennis te nemen van de algemene voorwaarden en dat voorafgaandelijk aan de aanvaarding van het aanbod.
Indien u uw algemene voorwaarden laat ondertekenen door de medecontractant, kan er geen discussie bestaan over kennisname en aanvaarding van de algemene voorwaarden.
Enkele tips
Vaak is dit echter niet mogelijk of niet gebruikelijk. Volgende tips zorgen ervoor dat u gemakkelijker kan bewijzen dat de medecontractant redelijkerwijze kennis kon nemen van uw algemene voorwaarden:
Voeg uw algemene voorwaarden bij elke offerte, overeenkomst, factuur,… Indien u uw briefwisseling verstuurt per e-mail, stuurt u best steeds een apart document door met de algemene voorwaarden.
Vermeld uw algemene voorwaarden op uw website. U kan in uw e-mails onderaan verwijzen naar deze algemene voorwaarden en de rechtstreekse link in uw e-mail zetten.
Indien u handelt met zelfstandigen, kan u door toepassing van deze kleine tips, aantonen dat men kennis heeft kunnen nemen van uw algemene voorwaarden en dat zij afdwingbaar zijn, (tenzij men deze tijdig geprotesteerd heeft).
Bij particulieren oordeelt men veel strenger. U laat hen best steeds de algemene voorwaarden zelf ondertekenen of per e-mail het akkoord bevestigen met de offerte/ contract én de algemene voorwaarden.