Schoonmaak en onderhoud lijken voor veel ondernemers een evidentie, tot ze zelf de markt op moeten op zoek naar de juiste partner. Dan blijken offertes plots 30 tot 40 procent uit elkaar te liggen voor ogenschijnlijk dezelfde dienstverlening. Hoe ga je hiermee om?
Group-f kent die complexiteit door en door. Het familiale bedrijf telt zo’n 3.000 medewerkers en is actief in professionele B2B-schoonmaak, dienstencheques, industriële wasserij, droogkuis, strijkateliers, gevelreiniging, hoogwerkerverhuur en interim diensten. Frank Erkens, Director Cleaning & Facility, zit al 35 jaar in de sector en werkte voor zowel multinationals als familiale spelers. Vanuit zijn ervaring deelt hij zes concrete tips voor ondernemers en facility managers die een duurzame schoonmaakpartner zoeken.
1. Wees selectief in wie je uitnodigt voor een offerte
De schoonmaakmarkt is enorm versnipperd. Begin je zoektocht daarom bewust lokaal. Een partner die geografisch dicht bij jouw site zit of er al klanten bedient, kan zijn mensen frequenter opvolgen en begeleiden. Dat is essentieel, want schoonmaak is een menselijke dienst. Ook de culturele klik telt: werkt je bedrijf kmo-matig en familiaal, of eerder internationaal en hiërarchisch? Hoe de schoonmaakdienst daarop aansluit, bepaalt mee het succes van de samenwerking.
2. Stuur op eindresultaat, niet op handelingen
“Het moet proper zijn” is een te vage beschrijving. Want wat is “proper”? Definieer wat dat concreet betekent voor je bedrijf. Beschrijf daarom het gewenste eindresultaat, niet de handelingen. Niet: “één keer per dag afstoffen”, maar wel: “dagelijks stof- en vingerplekvrije ruimtes”. Hoe dat resultaat wordt bereikt, laat je best over aan de professional. Productkeuze, technieken en materialen maken daar vaak het verschil, en precies daar zit de expertise van een sterke partner.
3. De impact van telewerk en flexplekken
Thuiswerk, flexplekken en bezettingsgraad beïnvloeden het schoonmaakprogramma sterk. Een kantoor waar medewerkers drie dagen per week aanwezig zijn, vraagt een andere aanpak dan een omgeving met exdesks. Die laatste kan je vergelijken met hotelkamers: je wil daar ook niet in het stof van een vorige gebruiker zitten. Frequenter en grondiger schoonmaken is in dat geval noodzakelijk om comfort en hygiëne te garanderen.
4. Vergelijk offertes niet alleen qua prijs
De prijs zegt verre van alles. Kijk ook naar het aantal voorziene uren, het werktempo en de ondersteuning op het terrein. Een extreem lage uurprijs of een onrealistisch korte uitvoeringstijd moet meteen enkele alarmbelletjes doen rinkelen. De sector hanteert richtprijzen, en wie daar ver onder zit, snijdt vaak in kwaliteit of correcte verloning. Hier geldt dus: If it sounds too good to be true, it usually is.
5. Let op meedenkend vermogen en innovatie
Een sterke partner (h)erkent jouw noden en vertaalt die naar slimme voorstellen. Dat kan gaan over efficiëntere programma’s, aangepaste materialen of innovatieve oplossingen zoals schoonmaakrobots. Die betrokkenheid voel je vaak al in de offertefase.
6. Kies voor betrokkenheid en continuïteit
Schoonmaak blijft mensenwerk. Continuïteit in teams en aanspreekpunten zijn cruciaal. Je mag je als klant geen nummer voelen. De beste schoonmaakpartner ziet jouw gebouw niet als een dossier, maar als een gedeelde verantwoordelijkheid. Mijn goede raad hier is om referentiechecks te doen bij andere klanten, die helpen om die belofte af te toetsen aan de realiteit.