Van een seminarie voor enkele tientallen deelnemers tot een personeelsevent met een duizendtal aanwezigen: binnen P&V Groep zijn evenementen een belangrijk onderdeel van de communicatie met medewerkers, makelaars en agenten. Om die organisatie efficiënt en professioneel te laten verlopen, vertrouwen ze al enkele jaren op InviteDesk.
Met verzekeringsmerken als Vivium en P&V organiseert de Belgische coöperatieve verzekeraar P&V Groep jaarlijks zo’n 80 events in binnen- en buitenland. “Vroeger werkten we met een module binnen ons CRM-systeem, maar die was weinig gebruiksvriendelijk en bood nauwelijks mogelijkheden op het vlak van branding en automatisering”, vertelt Sigrid Beek, Event Organiser bij P&V Groep.
Intuïtief vanuit de praktijk
Na een zoektocht langs verschillende aanbieders viel de keuze uiteindelijk op InviteDesk. “Andere systemen waren vaak erg technisch. Bij InviteDesk hadden we meteen het gevoel dat het ontwikkeld was vanuit de praktijk van eventorganisatoren.”
Volgens Inge Warmenbol van P&V Groep zit de grootste meerwaarde in de eenvoud. “De volledige flow zit erin: uitnodigingen, registraties, opvolging, enquêtes en rapportering. Het platform is heel intuïtief, bespaart ons veel tijd én zorgt voor een professionelere uitstraling. Ook onze salescollega’s kregen daar meteen positieve reacties op.”
Meer overzicht, minder administratie
Ook tijdens events levert de software belangrijke voordelen op. Papieren aanwezigheidslijsten maakten plaats voor QR-scans, waardoor checkins, aanwezigheden en no-shows onmiddellijk zichtbaar zijn. “Dat verkleint de foutmarge aanzienlijk en geeft ons veel meer inzichten”, zegt Stephanie Beckers van P&V Groep. “Capaciteiten beheren, gepersonaliseerde programma’s uitsturen of snel zien wie nog niet reageerde, verloopt vandaag automatisch.”
Daarnaast koppelt InviteDesk vlot met bestaande systemen zoals Salesforce en Fielddrive, met respect voor de GDPR-regelgeving. Ook externe eventpartners kunnen veilig binnen afgeschermde omgevingen samenwerken. “We merken dat InviteDesk echt meedenkt over de meest efficiënte oplossingen. En met de helpdesk bieden ze een snelle service, zorgen voor een correcte opvolging en zijn oplossingsgericht.”
Blijven doorontwikkelen
Voor Hecham Cheba, Accountmanager bij InviteDesk, is die flexibiliteit essentieel. “Meten is weten. Daarom zetten we sterk in op data en inzichten waarmee organisatoren hun events kunnen optimaliseren. Tegelijk blijven we het platform samen met onze klanten verder ontwikkelen.”
Dat merkt P&V Groep ook. “De webinars, updates en nieuwe functionaliteiten tonen dat InviteDesk blijft evolueren. Bij vragen worden we bovendien bijzonder snel geholpen. Die betrokkenheid maakt voor ons echt het verschil. Zo blijven we niet alleen up-to-date, maar halen we ook het maximale uit het platform.”
P&V Groep
pvgroep.coop
InviteDesk
invitedesk.com