Elk bedrijf krijgt ooit wel een controleur over de vloer. De sociale inspectie, die nagaat of bedrijven de sociale wetgeving nauwgezet toepassen, is slechts één controleorgaan. Er is ook een technische inspectie (arbeidsveiligheid), een RSZ-inspectie en een RVA-controle (rond werkloosheid). Dat maakt het uitdagend om aan alle wetten en regels te voldoen.
Wat de sociale inspecteur zeker checkt
Volgende zaken staan standaard op de checklist van elke controleur: de arbeidsovereenkomsten, het arbeidsreglement, de uurroosters van al uw medewerkers en de individuele jaarrekeningen van elk personeelslid. Al die documenten moeten juridisch correct zijn én in overeenstemming met de realiteit. Bewaar ze op een duidelijke, toegankelijke plaats. De controleur moet ze altijd kunnen inkijken, ook als u zelf niet aanwezig bent.
Aangekondigd of blitzbezoek?
De sociale inspectie geeft meestal op voorhand een seintje. Maar soms zijn de bezoeken onaangekondigd, bijvoorbeeld na een klacht van een personeelslid. Reden te meer om ervoor te zorgen dat alle nodige documenten correct, up-to-date en snel raadpleegbaar zijn.
Gevolgen?
Botst de controleur op onregelmatigheden, dan volgt meestal een regularisatie tot 3 jaar terug. Als het loon van een werknemer al 5 jaar onder het barema ligt, dan moet de werkgever de som van dit loonverschil over 3 jaar onmiddellijk uitbetalen. Bij fraude kan deze regularisatie tot 5 jaar oplopen.
Aandachtspunten
Hebt u deeltijdse medewerkers? Reken maar dat de inspecteur hun uurroosters en arbeidsvoorwaarden met het vergrootglas bekijkt, én nagaat of de realiteit hieraan beantwoordt. De sociale inspectie heeft ook het recht om u én uw werknemers een aantal vragen te stellen. Of het om enkele vriendelijke standaardvragen of een diepgaand verhoor gaat, hangt vooral van de stijl van de inspecteur af.
Hou het beknopt
Werkgevers of HR-verantwoordelijken zijn soms openhartig, bijvoorbeeld over RSZ-bijdragen of extralegale voordelen. Waarna het bedrijf in kwestie op korte termijn ook een RSZ- of RVA-inspectie over de vloer krijgt. Beantwoord elke vraag, maar geef geen info waarnaar niet gevraagd wordt.
De beste voorbereiding
Zoekt u zekerheid, roep dan de hulp in van SD Worx, dat tijdens een juridische audit nagaat hoe inspectieproof uw onderneming is. Wij nemen alle documenten door en stellen die vragen die ook een sociaal inspecteur stelt. Zo krijgt u een heldere kijk op risico’s en opportuniteiten. Daarnaast kunnen we u begeleiden tijdens een aangekondigde sociale inspectie.