Het nieuwe normaal? Hybride events!
Dominic De Gruyter FPL

Het nieuwe normaal? Hybride events!

Blickop - FPL

De eventsector ligt door de pandemie grotendeels op zijn gat. Toch zijn er heel wat bedrijven die op een creatieve manier een twist geven aan hun seminaries, beurzen, congressen … Komt er video aan te pas? Dan kan PFL uit Beerse je op alle vlakken ontzorgen en ondersteunen.

Geluidstechnicus Dominic De Gruyter richtte in 1998 PFL in Lille op. Zijn passie voor audio en video lag aan de grondslag voor zijn eigen zaak. Vandaag ontzorgt hij met PFL Belgische bedrijven en multinationals op vlak van technische en audiovisuele ondersteuning. “Dat gaat heel breed: van events, seminaries, congressen en festivals tot beurzen en privé-

evenementen”, legt Dominic De Gruyter uit. “Eigenlijk is het nooit de ambitie geweest om zo groot te worden. Dat is door de jaren heen zo gegroeid. Omdat er opportuniteiten waren. Zo nam ik kort na de oprichting een bedrijf over dat gespecialiseerd was in belichting. Enkele jaren later nam PFL ook Beeldlijn over. Die onderneming had expertise in videocaptatie, montage en streaming. Hierdoor hadden we alle knowhow in huis op vlak van audiovisuele technieken. En vanaf toen ging het héél snel.”

Multihubmeetings

Intussen telt het team zo’n 40 medewerkers. Die leveren op jaarbasis zo’n 1.500 projecten op. “Drie jaar geleden volgde de acquisitie van Abbit. Een gekende speler op vlak van online events, unieke conferences en impactvolle meetings. Met een wereldwijd klantenportfolio schakelde PFL door deze overname naar een nóg hoger niveau. En dat kwam tijdens de coronacrisis erg goed van pas”, legt Dominic De Gruyter uit. “Abbit was immers al verschillende jaren bezig met originele, online events. Ze waren de trial-and-errorfase al ontgroeid. Een mooi voorbeeld was een wereldwijd evenement voor een farmareus, enkele jaren geleden. Normaal zou dit doorgaan in Taiwan. Maar ze zochten een creatief alternatief. Abbit creëerde 16 lokale hubs en voorzag kwalitatieve livestreams. Door dit multihubevent waren er geen dure vluchten en hotels nodig. Het farmabedrijf bespaarde 400.000 euro en 107.000 kg CO2. Geen enkele gast moest immers nog vliegen, enkel onze techniekers. De reacties van de deelnemers waren bovendien unaniem positief. Omdat de lokale hubs veel efficiënter werkten. De deelnemers verloren namelijk geen kostbare reistijd. Dat triggerde natuurlijk om nóg een stapje verder te gaan.”

En dan komt de crisis …

Maart 2020. Ook Dominic De Gruyter zit even met de handen in het haar. “In een week tijd kregen we voor 1,6 miljoen euro annuleringen. Toch bleven we niet bij de pakken zitten. We schakelden zo snel als mogelijk en zetten fors in op online events. Om onze mensen zo min mogelijk technisch werkloos te zetten, richtten we de PFL Academy op en schoolden we onze medewerkers zo om tot online-specialisten. Vervolgens creëerden we artificiële werelden en virtuele venues waar deelnemers elkaar ontmoeten via audio, video of chat. Vanaf juni was quasi iedereen terug volledig aan het werk. Een mooi voorbeeld van een geslaagd online event was de Sustainable Energy Week van de Europese Commissie in juni 2020. Normaal komen er zo’n 4.000 deelnemers, wij hebben een 40-tal gelijktijdige streams opgezet en kregen meer dan 6.000 unieke bezoekers”, legt Dominic De Gruyter uit. “Door snel te schakelen – en mee te profiteren van de jarenlange online expertise van Abbit – zijn we in 2020 uit de rode cijfers gebleven. We hebben zelfs een aanzienlijke omzet gegenereerd tijdens de crisis.”

Nog meer overnames

Dominic De Gruyter en zijn team hadden in april 2020 al door dat de crisis even ging duren. Net daarom volgden er – in volledige lockdown – nog extra acquisities. “We namen een congrescentrum in Turnhout over en bouwden er tv-studio’s, salonsettings en green screens. Hierdoor konden we switchen tussen verschillende settings en meer interactie toevoegen. Dat was een succes. We konden de vraag niet bijhouden. Vandaag hebben we 13 studio’s gebouwd in onder andere Crowne Plaza in Brussel, Watt17 in Heusden-Zolder en Antwerp Expo. Bedrijven die zelf niet de faciliteiten in huis hebben om een professionele ruimte te bouwen, maken er gretig gebruik van. En wij zorgen intussen voor de volledige technische ondersteuning.”

Beleving is key

De kunst zit ‘m natuurlijk in het boeiend houden van die online events. Want intussen heeft iedereen voldoende uren achter een scherm gespendeerd voor webinars, congressen, opleidingen en seminaries. “Je moet toegevoegde waarde bieden”, gaat Dominic De Gruyter verder. “Je kunt nagenoeg alles bouwen in een virtuele wereld. Wij denken echt out of the box en zetten bijvoorbeeld online foodpairings of winetastings op. De deelnemers ontvangen daags voordien een pakket en kunnen tijdens het event chatten met anderen. De beste manier om de aandacht van je deelnemers vast te houden? Je evenement zo kort mogelijk houden.”

Online en offline 

En als dit allemaal achter de rug is? Dan gaan we volgens Dominic De Gruyter nog meer evolueren naar een combinatie van lokale hubs en online events. “Noem het gerust hybride events. Online toepassingen met flink wat beleving. Zelfs tijdens een pauze. Nu organiseren heel wat bedrijven een korte break zonder meerwaarde. Niet iedereen houdt een sanitaire stop of gaat een kop koffie halen. Die mensen kun je tijdens zo’n pauze entertainen met een interview of andere interessante content”, verduidelijkt Dominic De Gruyter. “Daarnaast kun je polls toevoegen tijdens een show om alles wat interactiever te maken. Of gamification aanbieden. Zelfs live vertalingen behoren vandaag tot de mogelijkheden. Alles boeiend houden is een absolute must. Op die manier voorkom je dat deelnemers hun camera uitschakelen.”

Top5 meest gelezen
    Top5 gedeelde artikels