Uiteraard weet jij wel hoe je een bedrijfsfeestje of een ander evenement moet organiseren. Maar: alles kan beter, toch? Hoe pak je alles het best aan? Waar moet je zoal op letten? Wat kan je doen om voor, tijdens en na je evenement zoveel mogelijk op beide oren te slapen? Julie-Pascale Ruant van Picobello heeft de organisatie van evenementen al lang in de vingers. Vanuit haar ervaring laat ze je met een gerust gemoed toeleven naar een vlekkeloos festijn.
1. Plan tijdig
Veel is snel volzet in de maanden tijdens de piekperioden, vooral in de maanden augustus en september. Wacht daarom niet te lang met uw zaal of tent vast te leggen. Contacteer ook de traiteur, de weddingplanner of het evenementenkantoor en een DJ. Daarna kan je nog het meubilair en de decoratie kiezen.
2. Stel een budget op
Alles begint met een budget. Wat kan of wil je aan een bepaald aspect van het event uitgeven? Wat primeert? Welke boodschap wil je duidelijk kenbaar maken en mag dat ietsje meer kosten? Waarop baseer je je uitgaven? De antwoorden op die vragen helpen je om een sluitende begroting op te maken en vermijden het risico op een financiële kater achteraf.
3. Stel een draaiboek op
Een goede voorbereiding is alles. Met een sluitend draaiboek loop je geen gevaar dat je iets over het hoofd ziet. Ook kan je de juiste personen op het juiste moment inzetten en vermijd je chaotische toestanden. Stuur deze handige gids ook naar alle partners, zoals toeleveranciers, bij voorkeur minstens één dag voor de levering. Dat geeft hen de kans om tijdig nog op iets in te spelen, mochten bepaalde zaken voor hen niet haalbaar zijn.
4. Zet in op duurzaamheid
Duurzaamheid is de nieuwe realiteit. Daarom is streven naar klimaatneutraal werken een mooi doel. Kleine stappen integreren in je eventorganisatie kan bijdragen tot een groter geheel. Bovendien is iedereen tegenwoordig begaan met het milieuverhaal en de klimaatverandering. Ongetwijfeld appreciëren je gasten en partners alle inspanningen die je daarvoor doet.
5. Bepaal je doelstellingen
Bij de organisatie van een event koester je concrete ambities. Zorg dat deze doelstellingen helder zijn voor iedereen die betrokken is bij je organisatie. Voorbeelden van doelen zijn beleving, informatieoverdracht, inspiratie … Hoe beter dat is afgelijnd, hoe meer iedereen weet wat hij of zij van het evenement mag verwachten.
6. Vergeet als organisator je verzekeringen en vergunningen niet
Een ongeluk schuilt vaak in een klein hoekje. Als er iets fout gaat, is dat sowieso niet leuk voor de betrokkenen en voor de organisatie. Het laatste wat je wil, is aansprakelijk worden gesteld voor dingen die je niet in de hand hebt. Bespaar jezelf extra zorgen als er toch iets onverwacht zou gebeuren: vraag vergunningen tijdig aan en sluit zeker ook een verzekering af.