Wanneer u bezoekers ontvangt in uw bedrijf, volstaat GDPR-gewijs een namenlijst op papier of in Excel allang niet meer. U wilt weten wie er binnenkomt, wanneer en waarom. Tegelijk moet het hele proces professioneel, snel en foutloos verlopen. Gatehouse® maakt dat waar. Deze West-Vlaamse speler ontwikkelde een digitaal registratiesysteem dat veiligheid garandeert en de administratieve taken tot een minimum herleidt. Zo focust uw onthaalmedewerker zich opnieuw op kerntaken.
Gatehouse® ontstond in 2018, vanuit een concrete klantvraag in de voedingssector. Oprichter Serge Demeyere kon nergens een oplossing vinden die echt voldeed aan de noden van bedrijven met strenge regelgeving. Dus liet hij er zelf een ontwikkelen, via zusterbedrijf The Staff Solutions. “Wat eenvoudig lijkt aan de buitenkant, is achter de schermen vaak verrassend complex”, zegt international sales Gerald Blockeel. “Wij maakten van die complexiteit onze expertise.”
Kiosk als professioneel uithangbord
Vandaag werkt Gatehouse® met een klein maar toegewijd team aan een systeem dat meer is dan een digitale receptie. Via intuïtieve kiosken registreren bezoekers zich via een QR-code en krijgen vervolgens (video)instructies en veiligheidsprocedures. Alles kan volledig op maat worden aangepast. De klant mag zelf de bestickering van zijn kiosk ontwerpen. Zo wordt deze eyecatcher ook een professioneel uithahgbord! Zo ook krijgt een bezoeker andere instructies dan een contractor of een leverancier. De evacuatielijst en de archieflijst worden steeds in de cloud geraadpleegd met bijvoorbeeld een smartphone, handig bij brand of noodsituaties. Je belt ook simpelweg de vermiste direct op zijn gsm. Het systeem ondersteunt meer dan zestien talen, draait volledig in de cloud en werkt zelfs autonoom van het bedrijfsnetwerk van de klant – cruciaal in het kader van cyberveiligheid. Elke registratie wordt automatisch gelogd en gekoppeld aan de juiste contactpersoon. Die wordt verwittigd per e-mail, sms, telefonische oproep en teamsbericht. Handig wanneer de contactpersoon nog niet aanwezig is in het gebouw. Wat Gatehouse® echt onderscheidt, is de betrouwbaarheid en schaalbaarheid van het systeem. “Onze kiosken draaien 24/7, zonder uitval. Geen printer die hapert, geen toestel dat vastloopt. Dat is essentieel, want als iets niet werkt, keren bedrijven snel terug naar pen en papier”, aldus Stef Gheysen, national sales.
Toegangsregistratie is geen luxe, maar must
De service maakt het plaatje af. Geen anonieme helpdesk of frustrerende ticketsystemen, maar een directe lijn met het team. “Onze klanten bellen ons gewoon”, klinkt het. “We kennen hun situatie, denken mee en lossen het snel op. Die nabijheid is onze sterkte.”
Gatehouse® groeit gestaag, met grote bedrijven zoals Umicore, ArgenX, URSA, MOWI, Renewi en tal van voedings- en chemiebedrijven. Ook blijven familiebedrijven zoals Vanheede Environment Group, Pollet Group, SEAinvest, PGS Group en Deny Logistics een belangrijke doelgroep. “We merken dat grote spelers sneller schakelen, vaak na een audit of incident. Maar ook kmo’s beseffen steeds meer dat een goed systeem geen luxe is, maar een must. Zeker in sectoren waar veiligheid, traceerbaarheid, hygiëne en GDPR cruciaal zijn.”
Gatehouse bv
Vichteplaats 43 bus 0002
8570 Vichte
T. 056 32 43 60