Via een Europese richtlijn worden alle lidstaten verplicht om een UBO-register op te richten. Dat register houdt informatie bij over de uiteindelijke begunstigde van alle vennootschappen, vzw’s, trusts, fiducieën en andere vergelijkbare juridische constructies.
UBO staat voor ‘Ultimate Beneficial Owner’ of uiteindelijke begunstigde in het Nederlands. Een UBO of uiteindelijke begunstigde is steeds een natuurlijk persoon die rechtstreeks of onrechtstreeks 25% of meer van de aandelen van een vennootschap bezit. Of iemand die via een andere manier zeggenschap heeft over een vennootschap, vzw, trusts, fiducieën en andere juridische constructies; wat in eerste instantie de zaakvoeders of bestuurders zijn.
Waar ligt de grondslag van het UBO-register?
Het UBO-register staat vermeld in de nieuwe antiwitwaswet van 18 september 2017. Het Koninklijk Besluit is gepubliceerd in het Belgische Staatsblad op 14 augustus 2018 en trad in werking op 31 oktober van dit jaar.
Wat is het doel van het UBO-register?
Zo wil men het witwassen van geld en de financiering van terrorisme bestrijden. De wet voorziet in de verplichting voor vennootschappen en andere constructies om toereikende, accurate en actuele informatie over hun UBO bij te houden.
Welke informatie moet opgenomen worden?
Van elke uiteindelijke begunstigde moet de naam, voornaam, geboortedatum, nationaliteit, land van verblijf, volledige verblijfadres en identificatienummer van het Rijksregister of van de kruispuntbank van de sociale zekerheid worden doorgegeven. Ook de datum waarop men uiteindelijke begunstigde is geworden, alsook de aard en de omvang van het belang moet worden meegedeeld. Elke wijziging in bovenstaande gegevens moet binnen de maand worden meegedeeld. De bedrijven en verenigingen moeten de juistheid van de opgegeven gegevens jaarlijks bevestigen.
Wie kan het register raadplegen?
Het register is toegankelijk voor iedereen. Toch zijn er beperkingen, dit om de privacy van de uiteindelijke begunstigde te beschermen. Zo blijft de toegang beperkt zodat de voornaam, het rijksregisternummer, de geboortedatum en het adres van de UBO onbeschikbaar blijven voor natuurlijke personen. Bovendien zullen zowel de onderworpen entiteiten als burgers moeten betalen voor een opzoeking in het register. Toegang tot informatie over juridische structuren is slechtst mogelijk, indien een legitiem belang aangetoond kan worden.
Welke bescherming van persoonsgegevens?
Een UBO kan ook vragen om zijn gegevens te laten afschermen, dit als er gevaar is op afpersing, intimidatie, fraude of ontvoering. Wanneer een UBO minderjarig of handelingsonbekwaam is, kan men ook de uitzondering inroepen.
Hoe registreren?
Men kan zich registreren via een applicatie ontwikkeld door de overheid die bereikbaar is via MyMinFin of de site www.finance.Belgium.be (tabblad E-Services dan naar UBO-register). Beroepsbeoefenaars die over een volmacht beschikken van de uiteindelijke begunstigde kunnen het register aanvullen via MyMinFinpro.
Tegen wanneer UBO-register aanvullen?
Hoewel de inwerkingtreding op 31 oktober 2018 is gestart, heeft u tijd tot 31 maart 2019 om uw uiteindelijke begunstigden voor de eerste keer te registreren. Belangrijk is om deze termijn te respecteren, anders kunnen zowel administratieve geldboeten (van 250 tot 50.000 euro) als vennootschapsrechterlijke geldboeten (van 400 tot 40.000 euro) worden opgelegd.