EDI, of Electronic Data Interchange, wordt steeds belangrijker, ook voor kmo’s. De uitwisseling van elektronische documenten en berichten is al langer ingeburgerd bij grote ondernemingen, maar kan ook voor kleinere bedrijven interessant zijn. Bovendien verwachten retailers steeds vaker dat hun leveranciers met hen communiceren via de elektronische weg.
Hoewel de digitalisering van onze samenleving en onze economie de afgelopen jaren stevig voet aan wal kreeg in de meeste bedrijven, gebeurt veel communicatie nog steeds op papier of via mail. Die communicatie, of dat nu gaat over bestellingen of over betalingen, moet na ontvangst altijd verwerkt worden in de bestaande ERP- en boekhoudsystemen. Vandaag schakelen steeds meer bedrijven over op zogenaamde EDI-systemen: een ontwikkeling die heel wat voordelen kan opleveren.
Wat is EDI?
EDI is geautomatiseerde elektronische communicatie vanuit en naar bestaande systemen. Wanneer je gebruikmaakt van een EDI-systeem, ga je automatisch elektronisch communiceren vanuit bestaande systemen. De enige mogelijke restrictie bij het gebruik hiervan is dat zowel de bestemmeling als de verzender met een systeem werkt dat daarvoor geschikt is. Voor zowat alle bedrijven is dat het geval. Dat kan immers een ERP-systeem zijn, een boekhoudsysteem of andere software. In principe kan ook Excel hier al voor volstaan, al dient dit per case bekeken te worden en is het gelimiteerd in mogelijkheden.
Is de technologie geschikt voor alle sectoren en elke berichtgeving?
De toepassingsmogelijkheden van een EDI-systeem zijn heel divers. Vandaag maken vooral retailers en bedrijven uit de voedingssector gebruik van deze technologie. Toch is het ook voor bedrijven en leveranciers uit alle andere sectoren een interessante investering, des te meer omdat een EDI voor vrijwel alle berichtgeving en documenten bruikbaar is. Denk aan facturatie, bestelbons, pakbons en veel meer.
De voordelen van een EDI zijn dan ook bijzonder groot, ook voor kmo’s. Niet alleen kunnen ze zo competitief blijven in een digitale economie waar grote spelers elektronische communicatie verwachten. Ze kunnen ook sneller schakelen, met minder fouten en zo dus ook kosten besparen.
Wat is de meerwaarde van een EDI-provider?
EDI-software staat ten dienste van de corebusiness van een ondernemer en zijn bedrijf. De meerwaarde die een leverancier kan bieden, zit in de complete implementatie van de technologie van a tot z. Door de ondernemer volledig te ontzorgen in het proces van testing tot opvolging en door de mogelijkheden van het systeem flexibel aan te passen aan de noden van zijn bedrijf, speelt de EDI-provider een cruciale rol in de groei van kmo’s in digitale tijden.